Los administradores(as) de los conjuntos residenciales, como representantes legales, deben presentar la información contable actualizada de la propiedad horizontal y el Registro Único de Beneficiarios Finales.
Con el objetivo de contribuir en la lucha contra la corrupción, el lavado de activos, la financiación del terrorismo y la evasión fiscal, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) impuso a todas las personas jurídicas la obligación de suministrar la información en el Registro Único de Beneficiarios Finales (RUB),.
En su calidad de entidades con personería jurídica sin ánimo de lucro, las propiedades horizontales se encuentran obligadas a suministrar la información en el RUB antes del 31 de julio de 2023. El registro de la información lo deben presentar los representantes legales de todas las personas jurídicas, no importa el número de unidades o si la propiedad horizontal es residencial, comercial o mixta.
El administrador(a) debe estar al día con la gestión administrativa y la información contable actualizada de la propiedad horizontal al momento de suministrar el reporte. En virtud de ello, Properix ofrece un sistema integral que centraliza la comunicación y agiliza las tareas de los administradores, contadores, y revisores fiscales, sin llamadas, correos, ni traslados todos los roles dentro de la copropiedad.
A través de la plataforma de Properix, disponible en la web, el representante legal o cualquier residente pueden consultar en tiempo real el presupuesto detallado de gastos e ingresos, la información y datos de los residentes, descargar informes anuales y mensuales, enviar comunicados y gestionar las PQRS, entre otros.
En caso de no identificarse personas naturales como beneficiarios finales, deberá reportarse como a la persona natural que ostente el cargo de representante legal o la persona natural que tenga mayor autoridad respecto al representante legal, en relación con las funciones de gestión o dirección de la propiedad horizontal. Es decir, administradores, revisores fiscales y en general los propietarios de los edificios o conjuntos, agrupaciones y condominios que aparezcan como representantes legales de la copropiedad.
Una vez determinados los beneficiarios finales, el registro de la información se debe hacer a través de los canales digitales de la DIAN. No obstante, debe tener en cuenta que para poder visualizar el cargue de la información, la persona jurídica debe estar inscrita en el Registro Único Tributario (RUT) o en el Sistema de Identificación de Estructura sin Personería Jurídica (SIESPJ).
Las multas por no registrar la información a tiempo equivalen a una (1) UVT por cada día de retraso en la actualización de la información. Cuando la desactualización del RUT se refiera a la dirección o a la actividad económica del obligado, la sanción será de dos (2) UVT por cada día de retraso en la actualización de la información.