En 2024, Colombia alcanz\u00f3 un r\u00e9cord con 1,56 millones de empresas formales activas, seg\u00fan datos de la Presidencia de la Rep\u00fablica. Sin embargo, muchas de estas organizaciones enfrentan grandes desaf\u00edos en la gesti\u00f3n de sus gastos operativos. Este proceso, que abarca desde la solicitud de compras, el control de contratos y la relaci\u00f3n con proveedores, hasta la ejecuci\u00f3n de pagos, es clave para garantizar la sostenibilidad y competitividad empresarial.<\/p>\n\n\n\n
Ariel Puga, CEO & Co-Founder de Finnecto, comenta: \u201cEn muchas empresas, la gesti\u00f3n del gasto sigue siendo un proceso fragmentado, trabajando en silos, lo que genera falta de visibilidad, duplicidad de esfuerzos y decisiones poco estrat\u00e9gicas, perdiendo de vista la ejecuci\u00f3n del gasto y presupuesto. Adem\u00e1s, aquellas que operan con sistemas globales enfrentan altos costos y retrasos debido a personalizaciones complejas, ya que estos sistemas suelen ignorar las particularidades locales\u201d<\/em>.<\/p>\n\n\n\n Bas\u00e1ndose en su experiencia como plataforma que automatiza la gesti\u00f3n de compras y pagos, potenciando a equipos financieros y de procurement, desde Finnecto comparten cinco recomendaciones esenciales para que las empresas optimicen sus procesos de gastos operativos:<\/p>\n\n\n\n 1. Descentraliza la gesti\u00f3n, pero centraliza la visibilidad del gasto<\/strong><\/p>\n\n\n\n Uno de los principales retos es la fragmentaci\u00f3n de la informaci\u00f3n relacionada con los gastos. Las diferentes \u00e1reas involucradas (finanzas, procurement, compras, operaciones, legal, auditor\u00eda, tecnolog\u00eda, entre otras) manejan datos y procesos dispersos, lo que dificulta la toma de decisiones informadas y oportunas. Centralizar esta visibilidad en una \u00fanica plataforma permite entender en tiempo real qu\u00e9 se est\u00e1 gastando, d\u00f3nde y por qu\u00e9, facilitando un mayor control y alineaci\u00f3n estrat\u00e9gica. Sin embargo, es fundamental ofrecer una soluci\u00f3n a todas las \u00e1reas y empleados que les permita gestionar sus solicitudes con visibilidad en tiempo real.<\/p>\n\n\n\n 2. Adapta los procesos a las necesidades locales<\/strong><\/p>\n\n\n\n Las regulaciones fiscales, contables y laborales en Colombia, como la gesti\u00f3n de retenciones y los reportes a entidades reguladoras, exigen que los procesos de compras y pagos sean completamente locales. Ignorar estas particularidades no solo incrementa los riesgos financieros y legales, sino que tambi\u00e9n genera fricciones operativas que ralentizan los ciclos de gasto.<\/p>\n\n\n\n 3. Digitaliza y automatiza los procesos de solicitud, aprobaci\u00f3n y pago<\/strong><\/p>\n\n\n\n La digitalizaci\u00f3n de las solicitudes de los empleados, control de \u00f3rdenes de compra, facturas y flujos de gesti\u00f3n reduce dr\u00e1sticamente los tiempos operativos y los errores humanos. \u201cLos clientes de Finnecto han reportado ahorros del 10% al 12% mensual gracias a una mejor visibilidad, planificaci\u00f3n y control de la ejecuci\u00f3n del gasto, adem\u00e1s vieron reducciones del 60% en el tiempo de los ciclos de gasto desde la solicitud inicial hasta la ejecuci\u00f3n del pago.\u201d puntualiza Puga.<\/p>\n\n\n\n 4. Optimiza la relaci\u00f3n con los proveedores<\/strong><\/p>\n\n\n\n Los proveedores son un componente clave en la gesti\u00f3n del gasto, impactando costos, eficiencia y cumplimiento normativo. Automatizar su gesti\u00f3n, desde la digitalizaci\u00f3n de documentos hasta su validaci\u00f3n y evaluaci\u00f3n, no solo elimina procesos manuales complejos, sino que tambi\u00e9n centraliza toda la informaci\u00f3n para tomar decisiones m\u00e1s \u00e1giles. \u201cLa capacidad de identificar y trabajar con proveedores confiables de manera eficiente fortalece la operaci\u00f3n y reduce riesgos\u201d<\/em>, asegura Puga.<\/p>\n\n\n\n 5. Utiliza datos para aprender y mejorar continuamente<\/strong><\/p>\n\n\n\n Generar reportes detallados y en tiempo real permite identificar patrones de gasto, prever impactos financieros y descubrir \u00e1reas de mejora. Este enfoque basado en datos asegura que las decisiones est\u00e9n alineadas con la estrategia empresarial y brinda una ventaja en la ejecuci\u00f3n inteligente del gasto.<\/p>\n\n\n\n 6. Integra los sistemas ERP:<\/strong> Cuando se va a automatizar la gesti\u00f3n de gastos operativos, es fundamental que la soluci\u00f3n elegida tenga la capacidad de integrarse de manera nativa con los sistemas que actualmente utiliza la empresa. Por ejemplo, SAP, Oracle, NetSuite o Odoo. La integraci\u00f3n nativa es clave porque simplifica significativamente la implementaci\u00f3n al adaptarse directamente a la infraestructura tecnol\u00f3gica existente. Esto reduce los tiempos de configuraci\u00f3n, evita desarrollos adicionales complejos y disminuye de manera considerable los costos asociados a personalizaciones y ajustes.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":" En 2024, Colombia alcanz\u00f3 un r\u00e9cord con 1,56 millones de empresas formales activas, seg\u00fan datos de la Presidencia de la Rep\u00fablica. Sin embargo, muchas de estas organizaciones enfrentan grandes desaf\u00edos en la gesti\u00f3n de sus gastos operativos. 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